Система управления нормативной и технической документацией (СУ НТД) - это программное решение на платформе Техэксперт для автоматизации процессов, связанных с управлением нормативной и технической документацией на предприятии.

СУ НТД Техэксперт сокращает затраты и минимизирует риски при разработке и использовании документации.

Эффект от внедрения СУ НТД Техэксперт на предприятии:

• Повышение скорости работы специалистов с информацией за счет организации "единого окна" для получения всей необходимой документации
• Минимизация штрафов, соблюдение сроков договоров за счет использования гарантированно актуальной внешней документации и повышения скорости и качества актуализации внутренней документации
• Снижение количества рутинных процедур и ошибок за счет автоматизации всех этапов жизненного цикла документа
• Обеспечение информационной безопасности — защита от несанкционированного доступа и изменения
• Переход от работы с документами к работе с нормативными требованиями

Возможности СУ НТД Техэксперт

Техэксперт: Подсистема ведения фондов

Позволяет создать единое корпоративное хранилище — фонд самых разнообразных документов, необходимых в текущей операционной деятельности предприятия.

Фонд может содержать не только внутренние документы, разработанные внутри предприятия, но также и приобретенные внешние, например ТУ, международные стандарты и многое другое.

Возможности:

• защита от несанкционированного доступа и потери данных;
• поддержание мультиоператорского режима наполнения фонда;
• внесение документов разных типов (документы СМК, СТО, инструкции, методики, КД, организационно-распорядительные и т. д.);
• формирование собственных классификаторов (в т. ч. многоуровневых) и атрибутов;
• хранение документов в различных форматах: текстовых, графических, мультимедийных;
• настройка гипертекстовых связей между внутренними и внешними документами;
• поддержка сервисов цифровой платформы "Техэксперт" (сравнение редакций, документы на контроле, навигация по оглавлению и т. д.);
• создание списков документов (внедренных, используемых для пересмотра и актуализации) и отчетов по ним;
• создание базы знаний предприятия за счет простоты использования инструмента и поддержки внесения любого формата документов.

Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов

Подсистема "Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов" создана для автоматизации процессов, связанных с разработкой новых или актуализацией существующих документов.

Основная задача подсистемы — сократить время на разработку внутренних документов. Она достигается за счет автоматизированного приведения разрабатываемых документов к требованиям нормоконтроля.

Важный момент: внешне бизнес-процессы разработчиков стандартов мало изменятся. Они, как и прежде, будут выполнять свою работу в привычных для них текстовых редакторах (например, в MS Word). Но за управление этими текстовыми редакторами теперь будет отвечать Конструктор НД.

Подсистема позволяет:

• использовать предустановленный шаблон документа, в котором учтены требования, предъявляемые к структуре, оформлению и содержанию межгосударственных стандартов (ГОСТов);
• адаптировать предустановленный шаблон под требования конкретного предприятия и создавать новые для других документопотоков, например локальных нормативных актов (ЛНА) или организационно-распорядительных документов (ОРД);
• проводить автоматизированные проверки разработанного документа;
• использовать унифицированную терминологическую базу при создании проекта документа;
• устанавливать ссылки на другие документы (включая ссылки на конкретные пункты) и контролировать актуальность ссылочных документов;
• создавать редакции документов;
• создавать изменения к документам;
• подготавливать и отправлять документы на следующие этапы жизненного цикла — обсуждение и согласование;
• публиковать согласованные и утвержденные документы в Единый фонд предприятия с изменением статуса связанных документов (например, при утверждении НД, вводимого взамен).

Техэксперт: Цифровые кабинеты

Подсистема "Техэксперт: Цифровые кабинеты" помогает организовать индивидуальное рабочее пространство (цифровой кабинет) со всеми необходимыми документами под конкретные процессы и задачи.

Подсистема позволяет адресно обеспечить всех сотрудников полной и актуальной документацией в рамках их обязанностей и задач, повысить точность выполнения требований к процессам и улучшить исполнительскую дисциплину.

Настройка фонда документации может осуществляться:

• по бизнес-процессу, подпроцессу, задаче;
• по выпускаемой продукции и услугам;
• по направлениям деятельности предприятия;
• для отдела;
• для отдельного специалиста;
• для всех сотрудников предприятия.

Возможности цифровых кабинетов:

• систематизация реестров (списков) регламентирующих документов по процессам предприятия;
• автоматизированное обновление реестров в соответствии с заданными критериями (например, только актуальные документы по определенному процессу);
• адресное доведение до специалистов реестров управляющих документов, обязательных к исполнению;
• информирование о произошедших изменениях в реестрах (новые документы, изменения в документах, удаление документов);
• управление доступом сотрудников к цифровым документам;
• организация индивидуального информационного пространства для каждого специалиста;
• организация информационных стендов для доведения информации до сотрудников подразделений или всего предприятия;
• контроль полноты информации и исключение дублирования документов по теме;
• успешное прохождение внутренних и внешних аудитов и аккредитации в части:
  • выполнения требования по представлению сотрудникам актуальной, полной и достоверной информации;
  • выполнения требования по непрерывному улучшению;
  • выполнения требования по контролю и управлению информационным обеспечением процессов организации;
  • выполнения требования по снижению рисков по использованию сотрудниками неактуальной, неполной или нецелевой информации.

Техэксперт: Контроль актуальности ссылочных документов

Работа с актуальной нормативной информацией напрямую влияет на повышение качества выпускаемой на предприятии продукции и обеспечивает безопасность производства. Произведенная вовремя актуализация позволяет избежать штрафов и рисков, связанных с ними.

Модуль "Контроль актуальности ссылочных документов" позволяет автоматизированно проверять актуальность ссылок в документах внутреннего фонда.

Благодаря модулю можно значительно ускорить процесс актуализации, а также исключить вероятность пропуска неактуальной ссылки по причине человеческого фактора.

Возможности:

• анализ как отдельных документов, так и списка документов на предмет наличия в них неактуальных ссылок;
• получение информации о статусе ссылочных документов, в случае их отмены — о заменяющем документе;
• формирование отчетов об актуальности ссылочной документации в разрезе ответственных за пересмотр специалистов или подразделений, даты следующего пересмотра и т. д.

Техэксперт: Контроль оборота нормативных документов

Подсистема предназначена для автоматизации процесса контроля оборота нормативных документов и учета бумажных копий на предприятии, процедуры ознакомления сотрудников с документами, а также контроля сроков плановой актуализации нормативных документов.

Возможности:

• Блок "Учет копий":
  • Определение нормативных документов, подлежащих учету копий
  • Настройка прав на выгрузку и печать
  • Контроль актуальности выданных копий
  • Учет выдачи бумажных и электронных копий
• Блок "Ознакомление":
  • Подготовка списков нормативных документов для ознакомления
  • Организация рассылки на ознакомление
  • Контроль ознакомления
• Блок "Актуализация":
  • Определение ответственных за актуализацию
  • Настройка рассылок
  • Формирование отчетности

Техэксперт: Пользовательский словарь

Модуль позволяет создать словарь терминов и аббревиатур из внутренних документов, объединить его со словарем терминов из документов федерального уровня, создав таким образом единую терминологическую базу на предприятии.

Возможности:

• поиск по терминам и определениям, сокращениям и расшифровкам;
• сравнение значений определений терминов во внутренних документах предприятия с определениями в документах федерального уровня;
• гипертекстовые переходы из словаря в документы источники терминов и сокращений.

Техэксперт: Мониторинг системы

Блок "Аудит событий безопасности"

Данный функциональный блок позволяет отслеживать работу пользователей в СУ НТД и контролировать права доступа к ней с целью профилактики, расследования и устранения инцидентов нарушения информационной безопасности.

Возможности:

• мониторинг работы пользователей в системе;
• выявление попыток несанкционированного доступа сотрудников к документам и сервисам системы;
• фиксация действий операторов с документами внутреннего фонда;
• выявление причин отказа в доступе к системе;
• мониторинг прав доступа пользователей к системе.

Блок "Аудит действий пользователей"

Возможности:

• Отчетность о работе пользователей с документами в разрезе операций просмотра, печати и выгрузки
• Отчетность по востребованности документов (в т.ч. закупленных по заявкам)
• Отчетность по количеству пользователей, работающих в системе, и активности их работы с документами
• Отчетность о неудачных поисковых запросах в системе

Техэксперт: Обсуждение нормативных документов

Позволяет организовать единое информационное пространство и автоматизировать процесс экспертного обсуждения действующих документов и проектов документов.

Решаемые задачи:

• Обсуждение проектов внутренних нормативных документов
• Фиксация, накопление и управление предложениями по изменению внутренних нормативных документов
• Фиксация, накопление и управление замечаниями о пробелах в нормативном регулировании

Техэксперт: Согласование нормативных документов

Подсистема позволяет автоматизировать процедуры согласования и утверждения нормативного документа в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи.

Возможности:

• формирование последовательных, параллельных и смешанных маршрутов согласования;
• создание маршрутов по умолчанию;
• контроль сроков и этапов согласования и утверждения;
• формирование листа согласования;
• использование электронной подписи;
• автоматизированная публикация утвержденного нормативного документа в Единый фонд электронной нормативной документации.

Техэксперт: Планирование разработки нормативных документов

Подсистема позволяет автоматизировать процесс создания планов по разработке документов, а также вести контроль и учет исполнения этих планов.

Возможности:

• создание, согласование, утверждение, хранение и контроль исполнения планов разработки и актуализации нормативных документов;
• настройка этапов разработки/актуализации;
• назначение ответственных и сроков, настройка уведомлений;
• формирование отчетности по исполнительской дисциплине;
• визуализация хода выполнения процессов разработки;
• контроль выхода суммарного срока всех этапов за общий срок разработки.