Системы "Кодекс" / "Кодекс: Банк документов"
"Кодекс: Банк документов" — это готовый автоматизированный комплекс, предназначенный для создания электронного архива организации, нацелен на решение таких задач, как:
- Упорядоченное хранение документов любого формата;
- Возможность параллельной работы с одним документом нескольких сотрудников;
- Доступ к единому банку документов разрозненных подразделений и филиалов;
- Быстрый поиск нужного документа;
- Оперативное восстановление утерянной копии бумажного документа;
- Быстрое исправление / внесение в документ изменений и дополнений;
- Защита документов от утери (резервное копирование);
- Защита документов от несанкционированного доступа и удаления;
- Работа в едином информационно-поисковом пространстве как с документами предприятия, так и с нормативно-правовыми и нормативно-техническим документами из систем "Кодекс".
"Кодекс: Банк документов" довольно прост для освоения и не требует специальной технической подготовки пользователей.
Основные возможности продукта:
- Подготовка электронных версий документов для загрузки в базу данных с помощью встроенного редактора MS Word с его возможностями форматирования текста и проверкой правописания;
- Загрузка подготовленных документов в базу данных системы (в том числе возможность массовой загрузки) в форматах RTF, TXT, DOC, DOCX, а также файлов в виде вложений (JPG, GIF, TIFF, PDF, файлы мультимедиа и т.п.);
- Формирование собственных классификаторов и атрибутов для документов предприятия;
- Простановка гипертекстовых связей между документами организации и на документы из продуктов "Кодекс" и "Техэксперт" (приказы, распоряжения, российские и зарубежные нормы, стандарты и др.);
- Поиск документов в едином информационном пространстве системы по базе организации, а также по базам "Кодекс" и "Техэксперт";
- Просмотр прикрепленных к документам файлов с помощью приложений, установленных на рабочих местах пользователей;
- Редактирование документов;
- Защита от утери данных (резервное копирование).
"Кодекс: Банк документов" будет интересен всем подразделениям организации, в рамках которых образуются большие массивы документов, причем данные документы необходимо структурировать и предоставить доступ широкому кругу лиц.
В первую очередь это архивы, технические библиотеки, отделы стандартизации, проектно-технические отделы (аккумулирование всей проектной документации предприятия, разработка и производство ППР), службы делопроизводства, канцелярии, юридические отделы.
Также, система будет интересна учебно-методическим, юридическим отделам ВУЗов (хранение учебных планов, учебных программ, методических материалов, договоров, актов), информационным департаментам госорганов (создание и хранение организационно-распорядительных, нормативных документов).
"Кодекс: Банк документов" обеспечивает взаимосвязь всех подразделений Вашей организации за счет:
- централизованного и упорядоченного хранения всех документов, включая документы филиалов и представительств;
- возможности оперативного доступа к банку документов всех сотрудников корпоративной сети;
Система поддерживает хранение любых типов файлов: от текстовых до графических и мультимедийных (в виде вложений).
Автоматизированная массовая загрузка документов позволяет экономить Ваше время на введении документов в базу.
Интеграция с информационно-справочными системами "Кодекс" и "Техэксперт" обеспечивает актуальность вводимых Вами документов через расстановку гипертекстовых связей на нормативные документы.
Вы получаете удобный и быстрый поиск документов в базе за счет широких возможностей Интеллектуального и Атрибутного поиска.
Для операторов (введение документов) и пользователей (просмотр документов) предусмотрены раздельные интерфейсы.
Интуитивно понятный и не перегруженный лишним интерфейс позволяет быстро освоить работу с системой, не требует специальных технических знаний.