Комплексное обеспечение нормативно-технической информацией на основе современных технологий

8 (495) 221-12-76

Информационные технологии или автоматизированные способы сбора, передачи, обработки и визуализации информации в век тотальной компьютеризации стремительно развиваются. На сегодняшний день уже создаются так называемые созидающие информационные технологии высшего уровня, которые охватывают полный информационный цикл и позволяют объединять человеческий интеллект с электронной техникой.

Комплексное внедрение информационных технологий в промышленную сферу является одной из зон пристального внимания как государственных, так и частных компаний. Инструментом для подведения информационного базиса под промышленное производство и российский бизнес в целом может оказаться развитие и внедрение CALS-технологий. Аббревиатура CALS в ее нынешней трактовке раскрывается как Continuous Acquisition and Life Cycle Support (информационные технологии поддержки жизненного цикла продуктов и изделий (ИПИ-технологии)).

Используемые сейчас в рамках технологий CALS (ИПИ) информационные модели продукции и бизнес-процессов не имеют прямых аналогов в традиционном бумажном документообороте, а сами технологии широко внедряются применительно к продукции гражданского и военного назначения с жизненным циклом, измеряемым десятком лет и более.

Но для начала имеет смысл разобраться в каких условиях действуют промышленные предприятия.

В административно-командной модели экономики, действовавшей в СССР, основным и практически единственным внешним воздействующим фактором для предприятий являлось государственное регулирование их экономической деятельности (рис.1).

В условиях рыночной экономики при значительном снижении уровня государственного регулирования добавились новые регуляторы (рис 2): регулирование внешними рынками; регулирование внутренним рынком; наднациональное регулирование.

В соответствии с существенно изменившимися условиями хозяйственной деятельности предприятий принципиально по-иному должно организовываться нормативно-техническое обеспечение производства. Федеральный закон "О техническом регулировании" основательно реформировал организационную структуру и механизмы государственного регулирования экономики. Что же касается нормативного обеспечения экономической деятельности предприятий в новых условиях хозяйствования, то решение этого вопроса передано самим предприятиям. Предприятия должны самостоятельно принимать решения о том, какие нормативные документы необходимы для осуществляемой ими экономической деятельности, и формировать этот информационный ресурс, не дожидаясь каких-либо указаний "сверху", полностью за счет собственных средств.

Вместе с тем, в условиях рыночной экономики виды информационных ресурсов, необходимые предприятиям для эффективного ведения бизнеса, не ограничиваются только нормативно-техническими документами. Набор видов информационных ресурсов в этом случае существенно шире, особенно, если учитывать набирающие силу процессы глобализации экономики (Рис. 3).

Законодателем видимо предполагалось, что прописанная в Федеральном законе "О техническом регулировании" норма по созданию "Единой информационной системы, предназначенной для обеспечения заинтересованных лиц информацией о документах, входящих в состав Федерального информационного фонда технических регламентов и стандартов" (ст.44, п.2) позволит реализовать такой комплекс, который полностью закроет информационные потребности предприятий. Однако предшествующий опыт создания у нас в стране и за рубежом глобальных информационных систем для централизованного обеспечения клиентов показал, что подобные системы не могут решить поставленных для них задач в полном объеме. Каждое предприятие по своей исходной природе является уникальным со своими индивидуальными потребностями. Это относится и к нормативно-техническим документам, которые должны быть размещены в названном выше Федеральном фонде. Что же касается других видов информационных ресурсов, которые и не предполагается в нем размещать, то эту проблему каждое предприятие должно решать самостоятельно.

Ни одно современное изделие в промышленности не может быть спроектировано, изготовлено и должным образом эксплуатироваться без использования нормативной документации. В процессе работы промышленные предприятия используют огромное количество нормативных документов: внешних (зарубежных, общефедеральных, отраслевых), внутренних (СТО, ТУ и пр.). Для крупных проектов число таких документов исчисляется десятками тысяч и более. Совершенно очевидно, что ориентироваться в таком объеме и разнообразии, находить необходимые документы, делать выборки и анализировать результаты, пользуясь только традиционными способами, очень и очень сложно, если не сказать невозможно, без потери определённой части эффективности производства.

Весь объем циркулирующей документации можно, в первом приближении, объединить в следующие группы:

1.Конструкторская (КД);

2.Технологическая (ТД);

3.Нормативно-техническая (НТД);

4.Программная (ПД); Планово-экономическая (ПЭД);

5.Административная (АД).

При реализации производственных процессов, направленных на изготовление продукции, к первичной можно отнести документацию первой, третьей и четвертой групп. Документация остальных групп будет производной (вторичной) по отношению к выше названной. В свою очередь, в первичной и вторичной документации можно выделить условно-постоянную и переменную часть. Для первичной к условно-постоянной можно отнести НТД и ПД, и к переменной КД, для вторичной это соответственно АД и ТД с ПЭД.

Как показывает практика от эффективности переработки переменной части вторичной, а особенно первичной документации, во многом зависит экономичность реализации производственных процессов и производства в целом.

Современные предприятия всё шире используют при проектировании и производстве изделий CAD/CAM/CAE-системы. Разработка различных видов документации всё чаще ведётся электронным способом, но зачастую по-прежнему функционирует система учета и хранения рабочих экземпляров документов на бумажном носителе. Складывается ситуация, когда, несмотря на наличие в производстве достаточного набора автоматизированных систем (АСУП, САПР, АСУ ТП), после подготовки документации на ЭВМ её вначале необходимо превратить в бумажный документ, а затем вновь кодировать и вводить в ЭВМ. А так как этим занимаются люди, то, естественно, на каждом этапе неизбежно совершаются ошибки. Возрастают сроки разработки документации и непроизводственные затраты. Такая методика делает эксплуатацию автоматизированных систем мало эффективной.

С другой стороны работать с частью информации, подготовленной на ЭВМ, и с частью, подготовленной вручную, достаточно сложно. Поэтому целесообразно строго регламентировать порядок выполнения работ по формированию, хранению и обращению НТД в электронном виде и, в дальнейшем, создать единое информационное пространство с помощью корпоративной информационной системы.

В этих условиях актуальной задачей в информационном плане становится обеспечение надежного управления всем объемом разнородных данных, которые создаются, хранятся и используются в различных информационных системах, существующих на предприятии и связанных с информационной поддержкой продукции и бизнес-процессов.

С точки зрения любого пользователя информационных систем эта задача сводится к простой формуле: получать для дальнейшей обработки необходимую информацию в нужное время, в нужном виде, в конкретном месте компьютерной сети предприятия.

Решение этой задачи требует подбора аппаратно-программной платформы, создания на ее базе корпоративной сети, модернизации и/или создания подсистем управления технологическими процессами, контроля и учета энергоресурсов и других подсистем основного и вспомогательного производства, проведения большого объема работ по подбору и обучению персонала разных уровней.

Центральным "стержнем", на который в дальнейшем будут "нанизываться" модули, осуществляющие все вышеперечисленные процессы, может выступать программный комплекс "Техэксперт. Хранилище" совместно с "Техэксперт Банк документов" в связке с информационно-справочными системами "Техэксперт".

Рассмотрим, как при помощи этого программного комплекса можно осуществить одну из центральных задач, решаемых с помощью ИПИ-технологии - оперативное управление НТД.

С точки зрения процессного подхода к управлению экономической деятельностью предприятий (в терминах ISO 9000:2000: "Процесс - совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая "Входы" в "Выходы"), управление документацией и нормативное обеспечение относятся к Вспомогательным Процессам, напрямую не контактирующим с продукцией, и предназначаются для обеспечения нормального функционирования Основных Процессов. Без должного нормативного обеспечения и документирования Основных Процессов не представляется возможным ни организовать, ни тем более, проконтролировать обеспечение требуемого качества этих процессов. Это относится, прежде всего, к процессам производства продукции. Этот тезис подтвержден многолетней практикой всех экономически развитых стран мира. И, как следствие этого, для производства в современных условиях конкурентоспособной продукции, пользующейся спросом, предприятиям необходимо самое серьезное внимание уделять качеству нормативного обеспечения всех стадий производства, сбыта и эксплуатации выпускаемой продукции.

Для бухгалтерских и юридических служб большинства предприятий уже стала нормой система доступа к правовой информации с использованием электронных справочно-правовых систем и альтернативы для себя эти службы уже не видят. Это даёт возможность оперативно и взвешенно принимать решения, напрямую влияющие на основные бизнес-процессы. Что касается обеспечения НТД, то зачастую используется классическая схема управления нормативной документацией, заключающаяся в формировании и ведении фонда НТД, по большей части, на бумажном носителе информации.

В соответствии с ГОСТ Р 1.15 "Стандартизация в Российской Федерации. Службы стандартизации в организациях. Правила создания и функционирования", фондом НТД занимаются, как правило, службы стандартизации, в обязанности которых входит, в том числе:

- обеспечение своевременного обновления фонда путем приобретения необходимых документов;

- организация абонентного учета документов фонда (их копий);

- своевременно и с соблюдением правил, установленных в организации, осуществление актуализации документов фонда и копий этих документов, находящихся в других структурных подразделениях, путем внесения принятых (утвержденных) изменений, дополнений и поправок во все учтенные в организации экземпляры документов (их копии);

- осуществление изъятия отмененных документов (их копий) и замену их на введенные в действие документы (их копии);

- оперативное получение и доведение до заинтересованных структурных подразделений информации об утвержденных (принятых) стандартах и изменениях к ним.

Как показывает практика, в большинстве случаев, данная схема управления НТД малоэффективна и не удовлетворяет требованиям ИПИ-технологий.

Сроки предоставления НТД соответствующим структурным подразделениям, её актуализация зачастую не соответствуют временным интервалам, установленным стандартами организаций, большой процент приобретаемой документации доходит до подразделений предприятия с запозданием.

Несвоевременное выполнение заявок на поставку НТД приводит к тому, что специалисты структурных подразделений вынуждены либо срывать сроки разработок, либо использовать НТД из сомнительных источников, таких как интернет или различных справочных пособий, редакции которых давно устарели.

Для решения рабочих вопросов по проектированию, расчету, эксплуатации изделиий специалистам необходимы не столько официальные издания документов, сколько идентичные и аутентичные тексты этих документов. Однако, в стандарте по управлению документацией термина "мне только посмотреть" не существует, и поэтому инженеры встают перед выбором: использовать сомнительные источники, предоставляющие НТД в свободном доступе, или оформлять заявку на НТД и ждать. Сколько? Вопрос времени и финансовых возможностей организации.

Использование документации из сомнительных источников не дает возможности отследить сами источники получения НТД и, следовательно, не гарантирует использование актуальных редакций НТД.

Ожидание выполнения заявки на НТД - это простои в работе инженерных служб, снижающие эффективность работы всего предприятия.

Резюмируя вышесказанное, следует отметить, что при "классической" схеме управления НТД существует ряд факторов, негативно влияющих на качество выполняемых работ, сказывающихся, в конечном итоге, на экономической и производственной стабильности предприятия:

•Неэффективность использования рабочего времени

•Несоответствие требованиям стандартов по управлению документацией

•Неоправданно высокие финансовые затраты на доступ к НТД и их актуализацию НТД

Наглядно это можно продемонстрировать на примере гипотетического предприятия со следующими исходными данными:

- среднее количество обращение за НТД в техническую библиотеку (в день) - 50;

- среднее время на доступ к НТД (в мин.) - 20;

- средний оклад инженера (в руб.) - 20000;

- среднее количество рабочих дней (в год) - 22.

Избежать вышеперечисленных недостатков и приблизиться к внедрению на этом этапе ИПИ-технологий поможет использование программного комплекса "Кодекс. Хранилище" совместно с "Кодекс/Техэксперт Банк документов", и совместно с информационно-справочными системами "Кодекс/Техэксперт".

"Кодекс: Хранилище" основан на технологии Microsoft (MS SQL Server 2008). Предназначен для коллективной работы с документами в больших объемах и позволит решить задачу хранения и коллективного использования (многие редактируют и многие пользуются), прежде всего, инженерных (графических) документов.

Основные возможности системы "Кодекс: Хранилище":

Хранение данных

Комплекс "Кодекс: Хранилище" поддерживает хранение любых типов файлов. Индексирование и поиск по тексту возможен в следующих типах файлов:

Microsoft Word (DOC, DOT, DOCX, DOTX);

Microsoft Excel (XLS, XLT, XLSX, XLTX);

Microsoft PowerPoint (PPT, POT, PPTX, POTX);

Rich Text Format (RTF)

HyperText Markup Language (HTM, HTML, MHT)

Portable Document Format (PDF)

OpenCalc spreadsheet

OpenWrite Documents

AutoDesk AutoCAD

Для каждого файла, размещенного в электронном хранилище, создается карточка, в которой отображаются основные атрибуты документа: наименование, комментарии, дата и оператор создания документа, дата и оператор последней модификации документа и другие. Атрибутный состав карточки может быть расширен пользователем самостоятельно.

В базе документов имеется возможность создать структуру папок, необходимых пользователю. Документы и файлы могут структурироваться по папкам в зависимости от тематик, направлений деятельности, департаментов, отделов.

Файл, помещенный в базу документов, может содержать ссылки на другие файлы хранилища, определяющие функциональные зависимости между файлами. Таким образом можно создать электронное дело "входящий - повторный - запрос - исходящий" или набор чертежей по определенному проекту. Типы связей может редактироваться администратором системы

Поиск документов

"Кодекс: Хранилище" обладает развитыми функциями поиска информации:

•Поиск по уникальному регистрационному номеру, присваиваемому документу в системе;

•Поиск документа по штрих-коду, в том числе и с использованием электронных считывателей штрих-кодов;

•Атрибутный поиск - поиск по одному или совокупности атрибутов документа;

•Полнотекстовый поиск - поиск документа по слову, фразе.

Поиск документа содержит окно предпросмотра, в котором отображается содержимое найденных документов, что позволяет быстро определить требуемый документ из всего массива найденных файлов.

В электронном банке индексируются и участвуют в поиске документы типа AudoCAD, при этом поиск можно осуществлять по текстовым элементам чертежей.

Обеспечение безопасности хранения документов

Безопасность хранения документов в электронном банке включает в себя несколько составляющих, таких как:

Защита доступа к электронному банку обеспечивается средствами авторизации и аутентификации пользователей, может быть использована интеграция с Active Directory

Защита документов от несанкционированного доступа и изменений, реализуется в виде набора прав действий с документом, которые выдаются пользователю или подразделению организации;

Защита документов от некорректных изменений предусматривает сохранение версий документа при их размещении в электронном хранилище. В любой момент можно восстановить ранее сформированную версию, увидеть какие изменения вносились и каким пользователем;

Все действия пользователей протоколируются и могут быть проанализированы администратором;

Блокировка документа от любых его изменений, например, после утверждения;

Защита электронного банка документов от разрушения использует штатные средства Microsoft SQL Server 2008, такие как журналирование, резервное копирование, в том числе и со сжатием резервных копий;

Защита резервированием данных - мы предоставляем услугу, в рамках которой вся информация дублируется в центре обработки данных Консорциума Кодекс, где обеспечивается надежное резервное копирование, защита от несанкционированного доступа, долговременное хранение любых объемов информации;

Обеспечение идентичности электронного и бумажного документа реализуется с помощью штрих-кодов, а так же специализированного идентификатора печатаемого в колонтитулах бумажного документа.

При необходимости могут быть внедрены средства криптозащиты информации, с помощью которых документы защищаются электронно-цифровой подписью и шифрованием.

Пользовательские функции хранилища

Для работы с документами, размещенными на сервере в электронном хранилище, мы предлагаем клиентскую часть, интегрированную с операционной системой Microsoft Windows, офисным пакетом Microsoft Office, системой автоматизированного проектирования Autodesk AutoCAD, с картографической системой PB MapInfo и др. которая реализует следующие функции:

Поиск документа в хранилище;

Просмотр папок и документов в папках;

Сохранение новых или редактируемых документов в хранилище;

Управление правами доступа к документам;

Управление бланками, создание документа на основе бланка, размещенного в электронном хранилище;

Просмотр, печать, редактирование отсканированных образов документа;

Вставка штрих-кода и уникального цифрового идентификатора в текст документа;

Сканирование, распознавание и сохранение электронного документа непосредственно из привычного окружения - офисных приложений пользователя;

Интеграция с Microsoft Office 2007, Microsoft Office 2010 с использованием интерфейса "полос функций", ставших привычными в офисных пакетах последнего поколения;

Интеграция системы с "Кодекс/Техэксперт Банк документов", и с информационно-справочными системами "Кодекс/Техэксперт

"Кодекс/Техэксперт Банк документов" предназначен для хранения внутренних: организационно-распорядительных (приказы, распоряжения, регламенты, планы, акты, …), нормативных (ОСТ, СТО,…), технических (описание оборудования, устройств, …) и справочных (статьи, аналитические отчеты, интервью, ...) документов компании.

Эти документы, по их готовности (согласованные, подписанные и утвержденные), помещаются в электронное хранилище, при необходимости, в них проставляются гиперссылки на документы из тиражных систем "Кодекс" и "Техэксперт". Таким образом внутренние документы предприятия будут находиться в одном информационно-поисковом пространстве с документами из тиражных систем "Кодекс" и "Техэксперт".

"Кодекс/Техэксперт: Банк документов" обеспечивает решение следующих задач:

•Формирование и ведение базы данных для:
хранения электронных версий нормативных документов, их редактирования и/или удаления;
хранения гиперссылок между документами;
хранения истории действия с документом;
хранения редакций документа, формирующихся в процессе его жизненного цикла;

•Проверка правописания средствами MS Word, используемого в качестве подгружаемого инструмента для формирования текста документа;

•Раздельные интерфейсы для администраторов (управление базой), операторов (ведение базы данных) и пользователей (просмотр базы данных):

•Установление гиперсвязей между документами базы данных организации и на документы из установленных у пользователя продуктов "Кодекс" и "Техэксперт";

•Поиск документов по совокупности атрибутов и/или контексту, а также интеллектуальный поиск;

•Формирование рабочих папок с документами, отобранными из базы данных;

•Защита информации от НСД за счет формирования и ведения полномочий пользователей на доступ к базе данных;

•Печать документов из базы данных;

•Экспорт документов из базы данных в MS Word;

•Протоколирование работы пользователей с базой данных;

•Автоматизированная массовая загрузка документов;

Возможности, предоставляемые совместной работой программных комплексов "Кодекс: Хранилище", "Кодекс/Техэксперт: Банк документов" и информационно-справочных систем "Кодекс/Техэксперт" позволяют:

•максимально снизить трудозатраты на выполнение рутинных операций:
- Сократить время, затрачиваемое на поиск и заказ НТД;
- Сократить время, связанное с обработкой бумажных документов;
- Сократить время на актуализацию НТД;
- Уменьшить время реагирования на входящий запрос;
- Уменьшить время доступа к требуемой информации.

•Обеспечить соответствие требованиям внутреннего документа по управлению нормативно-технической документацией:
- Своевременно снабжать СП необходимой НТД;
- Оперативно обеспечивать специалистов СП информацией об утвержденных (принятых) стандартах и изменениях к ним, а также о других нормативно-технических документах находящихся в обращении СП предприятия;
- Снизить риск использования СП в неактуальной редакции НТД.

•Сократить экономические затраты со стороны предприятия на доступ к НТД
- Сократить затраты на стоимость комплектующих и материалов;
- Сократить затраты на актуализацию и покупку НТД.

Все права защищены © 2006-2024   ЦНТД "Регламент", телефон: 8 (495) 221-12-76, e-mail: info@cntd-reglament.ru  Политика конфиденциальности